Masuri preventive pentru diminuarea raspandirii virusului COVID-19

Grija fata de clientii si angajatii nostri a fost si este in continuare o prioritate pentru compania noastra. Asadar, pentru a spori gradul de siguranta si pentru a ne asigura ca toata lumea este protejata corespunzator, am elaborat urmatoarele masuri privitoare la modul de lucru in cadrul service-ului nostru. Avem rugamintea ca atat clientii nostri cat si membrii echipei sa respecte aceste reguli, pentru a putea depasi eficient situatia de urgenta creata de raspandirea noului coronavirus.

•     Accesul personelor straine in incinta service-ului este interzisa. In cazuri exceptionale, cand nu exista alternativa, persoanele provenite din exterior vor intra in service doar cu echipament de protectie adecvat, oferit de catre angajatii service-ului la intrarea in incinta;
•     Nu ne mai salutam dand mana, ci de la distanta adecvata. Nimeni nu se va supara sau se va simti jignit de acest lucru, asadar nu va mai simtiti datori sa dati noroc;
•     Angajatii care sufera de probleme de sanatate cronice au posibilitatea de a lua in calcul un concediu medical sau de odihna, fara plata sau in alte conditii, in functie de ce s-a stabilit impreuna cu conducerea service-ului;
•     In cazul angajatilor ce isi desfasoara activitatea la birou, se va discuta impreuna cu superiorii posibilitatea de a-si desfasura activitatea de la domiciliu;
•     Toti angajatii service-ului nostru vor fi verificati de catre superiori cu privire la accesul in incinta, pentru a minimiza orice riscuri. Aceasta verificare se va face la inceputul programului de lucru, cat si la fiecare atentionare din partea superiorului;
•     Toti angajatii au obligatia de a semnaliza superiorului direct situatia in care observa ca unul din colegi prezinta simptome similare cu cele produse de coronavirus. De recomandat e ca angajatii sa raporteze daca prezinta simptome, daca este cazul, si sa evite contactul cu restul colegilor, respectand regulile de autoizolare recomandate de autoritati.

IN ATENTIA CLIENTILOR PROGRAMATI:

Aceasta procedura a fost adoptata cu scopul de a limita raspandirea si contactarea COVID-19.

Accesul clientilor in unitate se va face doar pe baza listei de masini programate constatare, reparatie, sau ridicare din service. Lista va fi in permaneta afisata in zona de paza, astfel incat toti clientii vor sti cum urmeaza sa intre.

1. Toti clientii cu programari vor fi contactati de catre un membru al echipei noastre cu o zi inainte de data programari, pentru a i se comunica urmatoarele aspecte:

•     Vei fi intrebat daca prezinti simptome de raceala, temperatura, tuse, sau daca ai intrat in contact cu o persoana ce prezinta aceste simptome;
•     Vei fi rugat sa te prezinti la service la data si ora stabilita de programare, ideal intr-un mod prompt astfel incat sa nu intri in contact cu alti clienti si sa nu astepti inutil (programarile sunt facute din 30 in 30 de minute);
•     Sa anunti consilierul service-ului prin telefon ca ai ajuns in momentul in care te afli in parcarea service-ului;
•     Sa astepti consilierul de service in masina personala pana acesta va veni sa se ocupe de tine.

    2. Toti clienti ce urmeaza sa isi ridice masina reparata din service trebuie sa stie ca accesul in incinta este interzis. Acest lucru va fi comunicat de unul din membrii echipei noastre. Pentru efectuarea procesului de predare a masinii, va trebui sa anunti consilierul de service si sa astepti, langa masina, pana la finalizarea predarii.

    3. Persoanele din exterior nu vor avea acces in service. Accesul se va face doar pe baza listei de programari, ce va fi afisata in zona de paza. Daca ai nevoie de serviciile noastre, te rugam sa iti faci o programare.

In atentia persoanelor care vin pentru avizare:

Daca ai nevoie de un aviz, de ajutam in cel mai scurt timp, cu rugamintea de a ne ajuta si pe noi prin respectarea regulilor de siguranta, dupa cum urmeaza:

•     Ramai in masina personala si anunta consilierul de service ca ai ajuns;
•     Vei primi de la reprezentantul TOPLAC un produs pentru dezinfectarea mainilor, pe care te rugam sa il folosesti pentru siguranta tuturor, inainte de completarea oricaror documente;
•     Vei primi si documentele necesare pe care va trebui sa le completezi direct la masina, impreuna cu un model de completare trimis pe telefonul tau mobil;
•     Vei primi si un pix pentru a completa documentele, pix care va ramane la tine, si un plic pentru returul documentelor. Pune documentele in plic dupa ce ai terminat completarea lor;
•     Documentele completate vor fi verificate in cel mai scurt timp de unul din angajatii nostri, pentru acuratete si corectitudine. Astfel, problemele vor fi preintampinate.

PROCEDURA DE LUCRU INTERNA TOPLAC 

PENTRU ANGAJATI:

Angajatii service-ului vin la serviciu numai daca nu prezinta simptome de raceala sau alte probleme de sanatate, daca nu au intrat in contact cu o persoana suspecta de coronavirus, sau cu o persoana ce sufera de gripa;

•     Se recomanda evitarea transportului in comun pentru deplasare in aceasta perioada;
•     Responsabili de sectie vor verifica, la intrarea in service, starea angajatilor din subordine (se va verifica starea de sanatate individuala, starea familiei angajatului, si contactul cu persoane suspecte). De asemenea, se va masura temperatura corporala cu ajutorul unor termometre contactless;
•     Doar personale desemnate vor intra in contact cu clientii service-ului. Astfel, se va reduce la maxim riscul de contaminare in incinta service-ului;
•     Masinile ce intra in service vor fi dezinfectate corespunzator de catre echipa de dezinfectie (mai multe detalii la sectiunea aferenta). Se dezinfecteaza inclusiv masinile de schimb sau cele aduse pentru reparatii;
•     Dupa dezinfectie, masina merge la echipa tehnica sau echipa de productie, dupa caz.

PROCEDURA DE DEZINFECTIE:

In cazul in care se observa simptome de gripa la unul din clientii service-ului, masina acestuia va intra in carantina timp de 72 de ore. Pe parcursul carantinei, geamurile masinii vor fi deschise pentru o ventilare adecvata;

Substantele dedicate dezinfectiei vor fi folosite intocmai cu recomandarile de pe produs, privind durata de folosire, concentratia si cantitatea specificata;

In cazul in care clientul nu prezinta simptome, masina va fi tratata ca atare:

Se deschid toate geamurile masinii si usile si se porneste sistemul de ventilatie a masinii, cu motorul pornit. Sistemul de ventilatie se seteaza la nivel maxim si se lasa masina la ventilat astfel pentru 5 minute. In tot acest timp, reprezentantul service-ului nu va sta in masina.

Se trece la dezinfectarea urmatoarelor parti ale masinii (pe timpul dezinfectiei geamurile si usile masinii vor ramane deschise):

•     Manerele interioare si exterioare;
•     Volanul;
•     Schimbatorul de viteza;
•     Semnalizatorul de directie;
•     Frana de mana;
•     Orice alte manete existente in masina;
•     Cheia si anexele;
•     Plansa de bord.

Dupa finalizarea dezinfectiei, se vor monta pe masina setul de protectie ce consta in: husa de volan, husa de schimbator de viteze, husa de scaun, si husa de frana de mana;

Membrul echipei care s-a ocupat de dezinfectia masinii va lasa cheia in contactul masinii sau o va preda echipei de productie la finele operatiunii.

In atentia FURNIZORILOR DE PIESE SI MATERIALE SI TERTI 

Contactul cu personalul service-ului nu este permis. Orice delegat sau tert va intra doar in curte si la ramane in masina pana la sosirea unui reprezentant al service-ului. Se recomanda cu fermitate pastrarea a 2 metri distanta fata de personalul dedicat relatiei cu clientii.

Pentru a prelua documente si piese de la tert, reprezentantul TOPLAC se va proteja cu echipament de protectie. Documentele vor fi fotografiate si trimite prin intermediul e-mail-ului, dupa care toate documentele primite intra in carantina pentru 72 de ore in locuri special amenajate (un dulap care se incuie pentru 72 de ore si la care nu are acces nimeni din echipa).

Echipament de protectie pentru terti:

•     Costum alb de vopsitorie cu gluga pentru cap;
•     Manusi de unica folosinta;
•     Masca de protectie;
•     Incaltaminte personala (este recomandat sa se dezinfecteze la intoarcerea acasa). 

Procedura in cazul documentelor preluate de la clienti pentru avizare:

De la clientii service-ului se pot prelua urmatoarele documente: contract de reparatii, contract de inchiriere, proce de predare-primire, nota de constatare, autorizatie de reparatie, contractul de mandat, contractul de cesiune de creanta, cerere de despagubire si alte documente specificate pe nota de constatare. 

Pentru a evita riscul de contaminare, se va respecta urmatoarea procedura:

•     Se va oferi clientilor solutie de dezinfectare a mainilor;
•     Se va oferi pix fiecarui client pentru semnarea documentelor, pix ce va ramane in posesia clientului;
•     Toate documentele primite raman la intrare in service, se scaneaza, se trimit pe mail, dupa care se introduc in dulapul de carantina pentru 72 de ore;
•     Se va face o dezinfectie periodica a zonelor in care se depun documentele;
•     Se va organiza un dulap pentru colectare de documente si 3 dulapuri pentru 72 de ore de carantina, se va pune data pe ele si se vor tine incuiate timp de 72 de ore, dupa ce documentele au fost scanate si introduse in dulap;
•     Documentele se iau pentru instrumentare numai dupa ce au efectuat carantina de 72 de ore;
•     Toate documentele se depun electronic (se incearca aceasta metoda si in cazul dosarelor pentru asiguratori).

Toate masurile si procedurile de protectie implementate de catre service-ul nostru au ca scop protejarea angajatilor, a clientilor, si colaboratorilor nostri, astfel incat sa trecem cu bine peste aceasta perioada dificila. Pentru ca dorim sa fim aici pentru voi si dupa terminarea situatiei de urgenta, avem rugamintea sa respectati aceste reguli si sa aveti rabdare, iar noi vom incerca sa lucram cat mai sigur si eficient pentru fiecare din voi. Doar colaborand si respectand masurile de preventie vom reusi sa punem capat acesti crize cat mai curand.