Nota de informare protectia datelor cu caracter personal

1. Introducere

Protectia datelor este foarte importanta pentru noi. Va respectam intimitatea si viata personala. Prin urmare, va vom informa mai jos despre prelucrarea datelor cu caracter personal atunci cand utilizati serviciile din cadrul aplicatiilor online dar si activitatile de prelucrare interne puse la dispozitie de Top Lac Auto Service S.R.L.. Societatea noastra este responsabila pentru respectarea dispozitiilor Regulamentului general privind protectia datelor (Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE, cu prescurtarea in limba engleza GDPR sau in limba romana RGPD).

Aceasta politica de protectie a datelor cu caracter personal descrie practicile noastre privind prelucrarea (activitati care includ colectarea, utilizarea si eventualul transferul) datelor comunicate direct Top Lac Auto Service S.R.L., precum si utilizarea datelor cu caracter personal culese din surse publice in scopul furnizarii serviciilor si produselor noastre:

• Vanzari auto noi sau rulate
• Ofertarea aferenta solicitarilor de reparatii
• Efectuarea reparatiilor propriu-zise
• Evaluarea daunelor produse in urma unuor incidente/accidente
• Efectuarea de evaluari periodice impuse de legislatie

Practicile noastre privind protectia datelor sunt conforme cu legislatia aplicabila privind protectia datelor dar daca, din orice motiv, termenii stabiliti in cadrul acestei politici privind protectia datelor nu sunt acceptabili pentru dumneavoastra, aveti posibilitatea sa ne comunicati obiectia dvs. la adresa dpo@toplacservice.ro

2. Definitii

1.1 Date cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt toate datele care se refera la dumneavoastra personal. Acestea includ date de identificare si caracteristici personale (nume, prenume, CNP, cetatenie, categorie de incadrare, adresa de rezidenta, clasa/an studiu, numar telefon etc.), date de identificare electronice (elemente identificare din diverse aplicatii, IP, skype id, id facebook etc.), folosite atunci cand utilizati serviciile din locatiile noastre, prin intermediul serviciilor de suport telefonice sau respectiv din mediile noastre electronice (medii sociale gen Facebook, Twitter dar mai ales prin intermediul site-ului web www.toplacservice.ro).

1.2 Volumul serviciilor furnizate

In cele ce urmeaza, vom descrie volumul serviciilor prestate de noi, bazate pe solutiile existente puse la dispozitia dumneavoastra: sisteme de gestiune relatie (ISM), sisteme de tip call-center, sisteme electronice de colectare informatii puse la dispozitie de terti, sisteme de mesagerie electronice dar mai ales prin intermediu sitului web cu servicii on-line de inregsitrare, inscriere, comunicare.

1.2.1 Servicii de baza

In cazul serviciului de baza, acesta este furnizat prin intermediul sistemelor de gestiune a relatiei cu clientul pentru efectuarea de reparatii sau evaluarea daunelor sau persoanele imputernicite de acesta. Toate informatiile colectate despre dumneavoastra sunt strict folosite pentru scopul individual pentru care a fost colectat, conform mandatului acordat si/sau respectiv a contractelor/comenziilor semnate – acolo unde este cazul. Societatea noastra detine si alte sisteme operationale interne cu scopul acoperirii cerintelor si oferii suportului necesar desfasurarii serviciilor contractate, prin care tranzitam informatiile colectate cu scopul oferirii celor mai bune servicii aferente solicitarii primite (de exemplu dar nelimitat la acestea: sistem de mesagerie electronica, sistemele de gestionare a comenzilor de piese catre producatori, sisteme de validare a materialelor necesare pentru comenzi, etc).

1.2.2 Contul de utilizator web

In momentul in care se efectueaza inregistrarea profilului dvs (nume si prenume, email si telefon) in aplicatia interna sau din site-ul web Top Lac Auto Service S.R.L. prelucreaza datele aferente comunicarii echipei noastre pentru scopul solicitat explicit de dumneavoastra.

3. Prelucrarea datelor cu caracter personal in contextul utilizarii aplicatiilor puse la dispozitie

In contextul utilizarii celor aplicatiilor, ne puneti la dispozitie in scopul inregistrarii si prin aceasta, pentru prestarea serviciilor noastre de baza, urmatoarele date cu caracter personal:

• date de identificare si caracteristici personale (nume, prenume, CNP, cetatenie, adresa de rezidenta, clasa/an studiu, numar telefon etc.),
• date de identificare electronice (elemente identificare din diverse aplicatii, IP, skype id, id facebook etc.),
• date de identificare autovehicul
• date de identificare polite de asigurare autovehicul

datele fiind colectate functie de tipul solicitarii aplicantului, nu toate categoriile fiind necesare.

Aceste date sunt necesare pentru efectuarea operatiunilor mentionate solicitate de dumneavoastra, conform legislatiei din Romania, respectiv conform solicitarii partenerilor implicati, asiguratori, furnizori de piese sau materiale.

Societatea noastra nu solicita si nu prelucreaza date cu caracter personal din categoriile speciale, ci doar date non-sensibile necesare si relevante, cu exceptia cazului in care este necesar din punct de vedere legal sa faca acest lucru intr-o etapa ulterioara. Datele considerate sensibile/cu caracter special ar putea fi, dar nu se limiteaza la, informatii referitoare la rasa sau etnie, opinii politice, religie, calitatea de membru al sindicatelor, sanatate, preferinte sexuale sau cazier judiciar.

Societatea noastra nu permite utilizarea serviciilor de persoane care nu au indeplinit varsta de 16 ani, necolectand astfel date de la copii/minori.

Informatiile colectate despre dumeavoastra nu sunt transferate catre parteneri sau imputernicitii nostri, solicitarile facute de dumneavoastra fiind transmise fara a fi insotite de date cu caracter personal. Exceptia o reprezinta cazurile asiguratorilor de daune la care se specifica de la inceput obligativitatea Top Lac Auto Service S.R.L. de a transfera aceste date sau in cazul in care clientul ne solicitata in mod expres transferul acestor date din partea noastra catre asigurator.

4. Prelucrarea datelor cu caracter personal in scop de marketing/publicitate

Prin declaratia dvs. de consimtamant pentru primirea informatiilor si publicitatii, dorim sa va informam despre produsele, serviciile, concursurile, sondajele si promotiile actuale. Datele furnizate vor fi folosite pentru incadrarea pe un anumit specific, zona de interes astfel incat informatiile furnizate sa fie pertinente si utile pentru solicitarea dumneavoastra.

Daca ati optat pentru o notificare prin posta, va vom prelucra date ca numele, prenumele, adresa.

Daca ati optat pentru o notificare prin email, vom prelucra adresa dvs. de email, care a fost verificata in prealabil.

La alegerea primirii notificarilor pe telefonul dvs. mobil, vom prelucra numarul dvs. de telefon mobil.

5. Prelucrarea datelor cu caracter personal pentru cercetarea pietei

Prelucram datele dvs. cu caracter personal in scopul cercetarii de piata si sondajelor de opinie. In acest scop, datele dvs. vor fi anonimizate, utilizate de noi exclusiv in scopuri statistice, neputand fi facute corelatii cu dvs. in nicio situatie. Puteti sa revocati in orice moment aceasta prelucrare a datelor, cu efect pentru viitor, fara a va expune motivele. In acest scop puteti alege din modurile mentionate in declaratia de confidentialitate (va rugam sa vedeti mai jos).

Aceasta prelucrare a datelor serveste la imbunatatirea scopurilor noastre mentionate in declaratia de confidentialitate, in mod special la imbunatatirea ofertelor de servicii care prezinta o mai mare relevanta pentru dvs. Respectam protectia clientilor nostri prin faptul ca efectuam cercetarea de piata cu date anonimizate.

6. Durata stocarii datelor

Datele dvs. de utilizare, precum si datele referitoare la solicitarile dvs. vor fi pastrate timp de 5 ani cu scopul de a asigura continuitate in cazul in care dupa finalizarea solcitarii curente doriti sa continuati sau sa efectuati alte solicitari tot prin intermediul echipelor noastre. Datele dvs. de baza vor fi pastrate pe intreaga durata a realizarii contractului. 

7. Utilizarea furnizorilor de servicii pentru prelucrarea datelor cu caracter personal/prelucrarea datelor in tari din afara Spatiului Economic European

Organizatia noastra nu utilizeaza pentru furnizarea serviciilor si prelucrarea datelor dvs. furnizori din afara Spatiului Economic European.

Sursa datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal pot fi obtinute din urmatoarele surse:

• direct de la dvs. atunci cand: solicitati o reparatie, o evaluare de daune, efectuarea unei verificari periodice;
• prin activitatile pe care le desfasurati in timpul perioadei cat beneficiati de serviciile oferite, cum ar fi poze, istoricul conversatiilor prin intermediul diverselor canale de comunicatie (mail, social media, etc);
• de la terti, cum ar fi in cazul in care primim datele dvs. personale de la terti care solicita recomandarea dumneavoastra pentru prestarea de servicii de evaluare daune sau reparatii (asiguratori, brokeri, etc.)

9. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal

Temeiurile juridice ale operatiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal descrise in prezenta Notificare sunt: (i) executarea unui contract la care sunteti parte sau pentru a face demersuri inainte de incheierea unui contract de prestari servicii in domeniul reparatiilor auto, (ii) interesele noastre legitime si/sau necesitatea de a incheia sau de a executa un contract, in conformitate cu dispozitiile legale privind confidentialitatea datelor si (iii) consimtamantul dvs.

Interesele noastre legitime sau cele ale unei terte parti includ cerintele noastre de a utiliza datele dvs. personale in litigii, anchete ale autoritatilor, prelucrarea datelor in scop de reclama, marketing sau publicitate sau in alte scopuri legale care implica Top Lac Auto Service S.R.L..

10. Securitatea datelor

Pentru a preveni accesul neautorizat, pentru a mentine acuratetea datelor si a asigura utilizarea corecta a datelor, implementam masuri de securitate fizica, IT si organizationale rezonabile si adecvate pentru a proteja eficient toate datele cu caracter personal pe care le prelucram.

Luam masuri de securitate tehnice si organizatorice pentru a va proteja datele de accesul nedorit intr-un mod cat mai amplu posibil. In afara de securizarea mediului de operare, de exemplu, in anumite zone (cont de client, formular de contact pentru site) folosim procedeul de criptare. Informatiile pe care le furnizati vor fi transmise ulterior, in forma criptata, folosind protocolul SSL (Secure Socket Layer) pentru a preveni utilizarea necorespunzatoare a datelor de catre terti. Puteti identifica acest aspect prin faptul ca in bara de stare a browserului dvs. apare simbolul unui lacat inchis, iar bara de adresa incepe cu „https“. Securitatea datelor va fi ajustata in functie de stadiul actual al tehnicii.

11. Drepturile dvs.

11.1 Dreptul de acces

Aveti dreptul sa solicitati oricand informatii de la noi despre datele stocate despre dvs., precum si, intre altele, despre originea acestora, destinatarii sau categoriile de destinatari carora le sunt transmise aceste date si despre scopul stocarii. Pentru toate celelalte copii cu exceptia primei copii, pot fi facturate costuri administrative rezonabile. Aceasta nu se aplica pentru comunicarea informatiilor pe cale electronica.

11.2 Dreptul de retragere

Daca v-ati dat acordul cu privire la utilizarea datelor, il puteti retrage in orice moment cu efect pentru viitor (o data ce serviciile contractate au fost finalizate), fara a va expune motivele. Pentru aceasta este suficient sa trimiteti un email la dpo@toplacservice.ro

De asemenea, dreptul la stergerea datelor dvs. cu caracter personal poate fi exercitat in anumite circumstante prevazute de legea aplicabila, incluzand: situatia in care datele cu caracter personal nu mai sunt necesare in legatura cu scopurile prelucrarii, situatia in care persoana vizata se opune la prelucrare si nu exista alte interese legitime care sa prevaleze pentru prelucrare, situatia in care datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal.

11.3 Dreptul de rectificare

In cazul in care datele dvs. colectate de organizatia noastra sunt incorecte, puteti sa solicitati corectia acestora in orice moment prin contactarea proiectului/serviciului de interes pentru dvs sau a reprezentantului cu care sunteti in contact.

11.4 Dreptul de stergere

Aveti dreptul sa obtineti de la Top Lac Auto Service S.R.L. stergerea datelor dumneavoastra, ce poate fi exercitat in anumite circumstante prevazute de legea aplicabila, incluzand: situatia in care Datele cu Caracter Personal nu mai sunt necesare in legatura cu scopurile prelucrarii; situatia in care persoana vizata se opune la prelucrare si nu exista alte interese legitime care sa prevaleze pentru prelucrare; situatia in care Datele cu Caracter Personal au fost prelucrate ilegal.

Stergerea datelor dvs. cu caracter personal poate fi efectuata in orice moment, prin intermediul solicitarii prin metodele deja enuntate sau utilizand datele noastre de contact generale aferente fiecarui proiect/serviciu. De regula, datele dvs. sunt sterse imediat, dar nu mai tarziu de o luna de la solicitarea acestui drept. Daca stergerea contravine sau mentinerea datelor este necesara conform obligatiilor de pastrare a datelor stabilite prin lege, contract sau prin reglementari legislative, respectiv comerciale sau altor motive prevazute de lege, in loc de stergere, se poate efectua numai blocarea datelor dvs. Daca acesta este cazul contului dvs. de client, veti primi o notificare de la noi in acest sens. Dupa stergerea datelor dvs., nu mai este posibila primirea informatiilor.

Daca nu ati utilizat profil de client timp de 5 ani profilul va fi considerat inactiv. In acest caz, toate datele cu caracter personal care nu mai trebuie stocate din motive legislative vor fi sterse dupa termenul mentionat anterior. Datele cu caracter personal (cum ar fi datele de baza) care nu trebuie sterse din motive juridice vor fi blocate pentru siguranta dvs. 

11.5. Dreptul de portare a datelor

In cazul in care ne solicitati datele cu caracter personal puse la dispozitie, daca doriti, va vom furniza sau comunica dvs. sau unei alte persoane responsabile datele intr-un format structurat, comun si procesabil electronic. Acesta din urma numai daca acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic si doar aferent datelor pe care ni le-ati incredintat. Datele obtinute in urma serviciilor prestate nu intra in scopul unui astfel de proces, urmand ca o discutie sa fie abordata separat.

11.6 Dreptul la obiectie

Aveti dreptul sa va opuneti prelucrarii datelor in conditiile si cazurile prevazute de legea aplicabila (situatii care includ prelucrarea datelor in scopuri de marketing direct), in orice moment si fara a va expune motivele. In plus, va atragem atentia ca, prin refuzarea tuturor proceselor de prelucrare a datelor, este posibil ca realizarea contractului cu privire la serviciile angajate si desfasurarea programelor pentru clienti sa poata fi limitate sau sa nu mai poata fi realizate, rugandu-va astfel sa analizati cu atentie inainte de transmiterea unor astfel de solicitari.

11.7 Drepturi extinse in ceea ce priveste prelucrarea datelor in scopul evaluarii personalizate

In afara de drepturile mentionate mai sus, in ceea ce priveste prelucrarea datelor in scopul evaluarii personalizate (acolo unde este aplicabila crearea de profiluri), aveti dreptul suplimentar la interventia umana in procesul de luare a deciziilor, dreptul de a contesta decizia si dreptul de a va exprima punctul de vedere.

11.8 Contact (pentru punerea in vigoare a drepturilor persoanelor vizate)

Daca ne contactati prin email la dpo@toplacservice.ro sau prin posta (Bulevardul Timisoara nr. 177, Sector 6, Bucuresti), informatiile furnizate de dvs. (adresa dvs. de email, numele dvs. si numarul dvs. de telefon, daca este cazul) vor fi stocate de noi pentru a va raspunde la intrebari, respectiv pentru a va satisface solicitarea. Stergem datele care apar in acest context dupa ce spatiul de stocare nu mai este necesar sau limitam procesarea daca exista obligatii de pastrare stipulate de lege.

12. Dreptul de a depune plangere

Aveti dreptul sa depuneti o plangere la o autoritatea competenta de supraveghere (mentionata in sectiunea 13 de mai jos), cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal, daca sunteti de parere ca vi s-au incalcat drepturile privind protectia datelor.

13. Intrebari despre protectia datelor

Intrebarile legate de toate prelucrarile de date pot fi adresate oricand la:

Adresa: Bd. Timisoara, nr. 177, Sector 6, Bucuresti

Responsabil cu protectia datelor : Depart DPO/Juridic

Email: dpo@toplacservice.ro

Nu in ultimul rand, aveti dreptul sa va adresati Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal, la urmatoarele date de contact:

Web page: http://www.dataprotection.ro

Adresa email: anspdcp@dataprotection.ro

Tel.: 40.318.059.211/ +40.318.059.212